Oppbevaring av elektronisk regnskapsdokumentasjon – hvor er serveren?

Det betyr for det første at du som bokføringspliktig må vite hvor serveren med regnskapsdokumentasjonen er plassert. Dette kan i seg selv være en utfordring. Benytter du en skybasert løsning, så får du antagelig ikke vite dette – leverandøren ønsker ikke å oppgi slik informasjon av sikkerhetsmessige årsaker.

Det er mange aspekter ved å lagre dokumentasjon elektronisk. Nedenfor følger en kort oppsummering av de viktigste problemstillingene.

• Les mer om: Merverdiavgift

Bokføringsforskriften åpner for midlertidig oppbevaring i utlandet. Det innebærer at dokumentasjon som lagres elektronisk på server i utlandet, må kopieres og lagres på server i Norge. Fristen for å gjøre dette er én måned etter fastsetting av årsregnskapet og senest sju måneder etter regnskapsårets slutt.
Generelt er dette en tungvint måte å etterleve regelverket på, da det stadig må lastes ned dokumentasjon fra serveren, og lagres dobbelt opp i Norge. I tillegg må det tas sikkerhetskopi.

Dersom du kjenner til den fysiske serverplasseringen, er det mulig at du kan få dispensasjon for å oppbevare permanent i utlandet. Foruten det å kjenne til gateadressen, er det satt som vilkår at lagringen i utlandet skjer som ledd i en felles konsernintern løsning – eksempelvis ved at det benyttes et felles regnskapssystem for konsernet, og dermed en felles server (i praksis et vilkår om tilknytning til den utenlandske serverplasseringen). Kostnadsbesparelser ved å benytte en ekstern leverandør av servertjenester, gir således ikke grunnlag for å få innvilget dispensasjon.

Det er også flere andre vilkår som må oppfylles for å få innvilget dispensasjon, men disse lar seg vanligvis oppfylle. Det viktigste er å kjenne adressen og oppfylle vilkåret om tilknytning.

Kravet for oppvaring i de nordiske landene er i utgangspunktet de samme, men det er lempet litt på tilknytningskriteriet. For oppbevaring i Danmark, Finland, Island og Sverige, så stilles det ikke et krav om dette. De andre vilkårene om opplysninger om serverplassering, tilgang fra Norge etc., er de samme.

For oppbevaring i de nevnte landene, så skal det sendes en melding til Skatteetaten. Denne skal inneholde den ovennevnte informasjonen om serversted, tilgang til Norge osv. Det er imidlertid ikke tillatt med oppbevaring i Norden før det er sendt melding med det foreskrevne innholdet.

Som nevnt innledningvis er det per i dag problematisk å lagre regnskapsdokumentasjon på en såkalt «nettsky».

• For det første er det usannsynlig at leverandøren oppgir serverplasseringen
• For det andre kan det være at tilknytningsvilkåret heller ikke er oppfylt

Vår erfaring er at Skatteetaten likevel innvilger dispensasjonen, dersom det i konsernet drives virksomhet i det landet nettsky-serveren er plassert. Begrunnelsen for dette er litt vanskelig tilgjengelig, men det er likevel slik dette har blitt praktisert.

Nettsky-problemet kan imidlertid avhjelpes ved at det tas backup og sikkerhetskopi av regnskapsdokumentasjonen, og at dette lagres i Norge. Lagring dobbelt opp, bidrar imidlertid til at man er «tilbake til start», da poenget med nettskyen nettopp er å slippe lokal lagring. Inntil videre, er det likevel den eneste løsningen om det ikke lar seg gjøre å få dispensasjon.

Codex Advokat har lang erfaring med søknader om oppbevaring i utlandet. Lurer du på om din lagring er i henhold?

Vi bistår klienter over hele landet.