Bokettersyn fra Skatteetaten - [13 vanlige spørsmål]

Skattemyndighetene har en vid adgang til å pålegge personer, næringsdrivende og foretak å gi opplysninger og gjennomføre kontroller.

Kontrollen kan enten være forhåndsvarslet eller uanmeldt, i tillegg kan skattekontoret gjennomføre bevissikring (ransaking) om de har fått tillatelse fra domstolen. Ved ransaking av private boliger må som hovedregel politiet være med.

Hvilke virksomheter som får bokettersyn eller kontroll, kan ikke forutses, men avgjøres av skattemyndighetene. Hvis opplysningene ikke gis kan det ilegges tvangsmulkt.

Formålet med en kontroll vil naturlig nok være å avdekke om skatt og avgift er korrekt beregnet og betalt, men det kan være begrenset til enkelte poster eller områder.
Den som blir kontrollert har også rettigheter som må ivaretas. Grunnloven og den Europeiske menneskerettighetskonvensjonen (EMK) kan sette skranker for skattemyndighetenes kontrollvirksomhet.

• Les mer om: Skatteadvokater – personlig skatt

Bokettersyn er en tidligere betegnelse på skattemyndighetenes kontroll av foretak. Bokettersynet var i hovedsak avgrenset til en gjennomgang av regnskapet (ettersyn av regnskapsboken).

Skattemyndighetenes kontroll er imidlertid ikke avgrenset til en gjennomgang av regnskapsopplysninger. Utgangspunktet er at det er en vid adgang til å undersøke om skatt og avgift er riktig beregnet og betalt hos de skatte- og rapporteringspliktige.

Skattemyndighetene kan også innhente opplysninger hos tredjeparter (f.eks. bank, arbeidsgiver), og offentlige organer. I særlige tilfeller kan de også innhente opplysninger fra tilbyder av tilgang til elektronisk kommunikasjonsnett eller –tjeneste, f.eks. opplysninger om hvem som står bak et hemmelig telefonnummer.

At det er vid adgang til å innhente opplysninger, innebærer at skattemyndighetene kan få god oversikt og innsikt før de evt. gjennomfører kontrollen hos skattepliktige.

Alle virksomheter, foretak og personer kan bli kontrollert. Frivillige organisasjoner og kommuner kan også bli kontrollert, selv om disse i utgangspunktet ikke er skattepliktig.
Ved kontroll hos tredjeparter for å innhente opplysninger andre, gjelder det særlige regler. For eksempel kan ikke skattemyndighetene gjennomføre ransaking (bevissikring) utelukkende for å finne opplysninger om andre.

For at skattemyndighetene kan gjennomføre en kontroll er det ikke noe vilkår at det foreligger mistanke om skatteunndragelse.

Bakgrunnen for kontrollen kan altså være tilfeldig. For eksempel er det vanlig at nyetablerte virksomheter blir kontrollert.

Skattemyndighetene må imidlertid opplyse om formålet med kontrollen når de tar kontakt med skattepliktige.

Ved særlig inngripende kontroller, f.eks ved ransaking (bevissikring) eller innhenting av informasjon om hvem som står bak et hemmelig telefonnummer, må det foreligge tilstrekkelig grunn til det. Dette innebærer at det må være indikasjoner på eller mistanke om at det foreligger ulovligheter ved innrapportering og betaling av skatt eller avgift. Hvis det ikke foreligger tilstrekkelig grunn kan ikke kontrollen gjennomføres. Det innebærer at skattemyndighetene ikke kan gi pålegg om å gi opplysninger eller bruke ransaking som for å etablere tilstrekkelig grunn («fisketur»).

• Les mer om: Varsel

Generelt prioriterer skatteetaten å kontrollere områder der det er størst risiko for feil.

Skattemyndighetene kan velge at en kontroll skal være begrenset til et spesielt område eller tema.

Begrensede kontroller kan typisk være kontroll av om:

• Leieinntekter fra utleie av fast eiendom er riktig fastsatt.
• Arbeidsgiver har rapportert inn lønn for sine ansatte iht. lover og regler (arbeidsgiverkontroll, kontroll av A-meldingen). Kontrollen innebærer for eksempel om arbeidsgiver har rapportert inn naturalytelser, som firmabil, lån, kjøp av aksjer til underpris osv., korrekt.
• Virksomheten har beregnet utgående merverdiavgift ved kjøp av varer og tjenester fra utlandet på riktig måte.

Ved begrensede kontroller kan skattemyndighetene be om at dokumentasjon og opplysninger blir tilsendt (kontorkontroll), eller de kan avtale møte på virksomhetens adresse (stedlig kontroll).

Kontroller kan også være rettet mot særlig satsningsområder eller bransjer hvor det er risiko for skatteunndragelse, f.eks. bygg- og anleggsbransjen. Slike kontroller innebærer ofte at skattemyndighetene møter opp på virksomhetens adresse (stedlig kontroll), og omfatter gjerne flere forhold, f.eks. skatt, arbeidsgiveravgift, merverdiavgift og bokføring.

En kontroll kan også bli iverksatt på bakgrunn av et omfattende arbeid før selve gjennomføring av kontrollen. Skattemyndighetene vil gjerne innhente og sammenstille en rekke opplysninger for å kartlegge om det foreligger skatte- og avgiftsunndragelser.

Slike opplysninger kan for eksempel være revisors brev eller tips, skattemeldinger, regnskapsopplysninger, bankkontoutskrifter, tolletatens valutaregister, åpne kilder tilgjengelig på Internett osv.

Ved slike omfattende kontroller er det ofte etablert en teori om hva som har skjedd. Skattemyndighetene vil da være særlig oppmerksom på dokumentasjon og forklaringer som kan underbygge denne teorien. Det er derfor viktig å lese nøye gjennom varselet for å få innsikt i hva formålet med kontrollen er.

Kontrollen kan også være et resultat av samarbeid med andre myndigheter, for eksempel arbeidstilsynet, tollmyndighetene og politiet. Ved slike kontroller kan det være at flere etater gjennomfører ransaking og beslag på flere steder samtidig (razzia). Eksempel på slike omfattende kontroller er skattemyndighetenes bekjempelse av arbeidslivskriminalitet. Slike saker involverer gjerne et nettverk av foretak og virksomheter, og her vil formålet ofte være å avdekke eventuelle rådgivere og bakmenn.

• Les mer om: Begrensninger for kontroll i private hjem

Grunnloven og den Europeiske menneskerettighetskonvensjonen (EMK) sikrer enhver rett til respekt for sitt privatliv, hjem og sin kommunikasjon. Selv om det ikke er helt klart hvor langt dette vernet rekker i skattesaker, er det klart at skattemyndighetene ikke uten videre kan kreve tilgang i private hjem for kontrollformål.

Foreligger det mistanke om skatteunndragelse så kan skattemyndighetene gjennomføre kontrollen i private hjem, men det forutsetter at politiet er med.

Har du registrert et firma på boligadressen din, kan det som utgangspunkt gjennomføres kontroll der. Det er imidlertid ikke gitt at skattemyndighetene har fri tilgang til å gjennomføre kontroll i hele det private hjem, for eksempel hvis firmaet bare disponerer et kontor eller en avgrenset del av boligen.

At bestemmelsen setter skranker for kontrollvirksomheten fremgår for eksempel av en avgjørelse fra den Europeiske menneskerettsdomstolen (EMD). Der ble det fastslått at ransaking på et advokatkontor var omfattet av bestemmelsen. Domstolen fastslo at det i den konkrete saken forelå krenkelse av retten til privatliv mv. Begrunnelsen for dette var at ransakingsordren var for ubestemt og innebar et uforholdsmessig inngrep i dokumenter som inneholdt yrkeshemmeligheter, samtidig som det ikke var noen garantier mot misbruk under ransakingen.

Den som blir kontrollert kan frivillig gi skattemyndighetene adgang til det private hjem når han ser seg tjent med det.

• Les mer om: Rettssikkerhet i skattesaker – Grunnloven og EMK

Hovedregelen er at skattemyndighetene må varsle om kontroller. Den som blir kontrollert skal både ha mulighet til å uttale seg og rett til å være tilstede under kontrollen.
Ved begrensede kontroller, er det vanlig at skattepliktige blir varslet. Skattekontoret vil sende et brev hvor de ber om informasjon, eller gi pålegg om at nærmere angitte spørsmål skal besvares. Alternativt kan det også avtales et møte for gjennomføring av kontrollen.

Skattemyndighetene trenger ikke å sende forhåndsvarsel hvis de har holdepunkter for å tro at et varsel vil sette formålet med undersøkelsen i fare. Eksempelvis kan de unnlate å sende forhåndsvarsel der det kan være fare for at skattepliktige kan skjule eller ødelegge dokumentasjon dersom de blir kjent med kontrollen.

Gjennomføres kontrollen uten forhåndsvarsel, må varselet overleveres ved oppmøte. Ved bevissikring (ransaking) skal tingrettens beslutning leses opp eller vises for den bevissikringen er rettet mot.

Retten til å uttale seg («kontradiksjon») og retten til å være tilstede («equality of arms» og «retten til rettferdig rettergang») er sentrale rettigheter som følger av den Europeiske menneskerettighetskonvensjonen (EMK), og som skattemyndighetene plikter at blir ivaretatt ved kontrollen.

Under kontrollen må skattepliktige gi innsyn i dokumentasjon som for eksempel regnskapsmateriale med bilag, kontrakter, korrespondanse, styreprotokoller, elektroniske programmer og programsystemer.

Ved stedlige kontroller må skattepliktige gi adgang til befaring, besiktigelse, gjennomsyn av arkiver, opptelling av eiendeler, taksering mv. av fast eiendom, anlegg, innretninger, transportmidler mv. Skattemyndighetene kan også ta med seg virksomhetens PCer og mobiltelefoner for å speilkopiere dem for opplysninger.

• Les mer om: SAF-T – Søke om utsettelse?

Skattemyndighetene må foreta en forholdsmessighetsvurdering av hvilken verdi de innhentede opplysningene vil ha for myndighetene, sammenholdt med den byrde som pålegges den opplysningspliktige. Opplysninger som ikke har betydning for den varslede kontrollen er det ikke plikt til å fremlegge.

Det er bare faktiske opplysninger som kan kreves fremlagt eller innsyn i. Den skattepliktige plikter ikke å fremlegge juridiske vurderinger foretatt av vedkommende selv eller av andre.

Skattemyndighetene kan heller ikke kreve innsyn i advokatkorrespondanse. Advokater har imidlertid plikt til å gi opplysninger om for eksempel pengeoverføringer, innskudd på klientkonto.

Når det gjelder andre taushetsbelagte opplysninger må plikten til å legge frem opplysningene vurderes konkret. For eksempel kom Høyesterett til at en psykologs timebestillingsbøker kunne kreves utlevert. På den annen side har Finansdepartementet uttalt at opplysninger i pasientjournaler bare unntaksvis vil være egnet som kontrollmiddel for skatte- eller avgiftsplikten.

Det gjelder også særlige regler om retten til å forholde seg taus (selvinkrimineringsvern). Retten innebærer at en siktet eller tiltalt ikke kan tvinges til å vitne mot seg selv, eller å erkjenne seg skyldig. Denne retten er et overordnet prinsipp og følger av den Europeiske menneskerettskonvensjonen (EMK).

Skattepliktige vil ha status som siktet når skattemyndighetene har sendt varsel om tilleggsskatt. Skattepliktige vil også som utgangspunkt ha status som siktet hvis det gjennomføres ransaking (bevissikring), eller hvis det for eksempel har tatt beslag eller arrest i skattepliktiges bankkonto eller eiendeler.

Selvinkrimineringsvernet er en viktig begrensning i plikten til å gi opplysninger under kontrollen. Er skattepliktig siktet, kan skattemyndighetene normalt ikke gi pålegg om aktiv medvirkning til undersøkelser for å avklare grunnlaget for tilleggsskatt eller straff. Bestemmelsen gir imidlertid ikke skattepliktige rett til å forhindre fremskaffelsen av inkriminerende bevis mot han. Hvis skattemyndighetene finner frem til eller påviser aktuelle dokumenter hos den skattepliktige, vil dette normalt ikke anses som en krenkelse av selvinkrimineringsvernet.

• Les mer om: Tilleggsskatt

Ved stedlige kontroller, kan skattemyndighetene kreve at den som blir kontrollert skal være til stede å yte nødvendig veiledning og bistand. Det er den opplysningspliktige selv som blir pålagt denne plikten, eventuelt en person skattepliktige utpeker (fullmektig).

I et enkeltpersonforetak er det innehaveren som er opplysningspliktig. For selskap, samvirkeforetak, forening, institusjon eller innretning påhviler pliktene den daglige lederen eller styrelederen dersom virksomheten ikke har daglig leder. For person bosatt i utlandet eller selskap eller innretning hjemmehørende i utlandet påhviler pliktene personens, selskapets eller innretningens norske representant.

Hvis den opplysningspliktige ikke er til stede og heller ikke har angitt noen representant, kan skattemyndighetene ikke pålegge ansatte å gi nødvendig veiledning og bistand.

Hvor mange inntektsår skattemyndighetene kan kontrollere, må sees i sammenheng med fristene for å endre skatte- eller avgiftsgrunnlaget. Normalt betyr det at kontrollen begrenses til opplysninger for de fem siste inntektsårene. Det gjelder spesielle frister for merverdiavgift, artistskatt, kildeskatt på utbytte mv. Utgangspunktet her er at grunnlaget kan kontrolleres/endres innen fem år regnet fra utgangen av den terminen eller kalenderår da den ordinære fristen for å fastsette skatten løp ut.

Foreligger det forsettlig eller grov uaktsom skatteunndragelse, kan kontrollen omfatte de 10 siste årene. I disse tilfeller er det viktig å være klar over at skattemyndighetene ikke kan kreve at skattepliktige forklarer seg.

Et pålegg om å gi opplysninger eller å medvirke til kontroll, kan påklages. Klagen må være begrunnet med at pålegget er ugyldig, for eksempel fordi det ikke foreligger plikt eller er lovlig adgang til å etterkomme pålegget.

Klagen må fremsettes innen én uke fra pålegget ble gitt.

Skattemyndighetene kan ilegge et overtredelsesgebyr eller en løpende tvangsmulkt om pålegget om å gi opplysninger ikke etterkommes. Hvis det er åpenbare feil ved de opplysninger som gis, kan det også ilegges tvangsmulkt.

Samlet tvangsmulkt for å unnlate å gi opplysninger, kan maksimalt utgjøre 50 ganger rettsgebyret.

For opplysningspliktig tredjepart kan det i ytterste konsekvens ilegges straff dersom det gis uriktig eller ufullstendig opplysninger.

• Les mer på codex.no: Fått tvangsmulkt? Dette bør du vite.
• Les mer på domstol.no: Rettsgebyr (ekstern lenke)

Etter gjennomføring av stedlige kontroller, plikter skattemyndighetene som utgangspunkt å skrive en rapport. Rapporten vil være et viktig dokument i den videre behandlingen av saken. Rapporten gir et sammendrag av de faktiske forhold og de bevis som er i saken.

Det følger av loven at rapporten må inneholde:

• Opplysninger om når kontrollen fant sted, formålet og lovhjemmel for kontrollen.
• Opplysninger om varselet.
• Hvem som var til stede ved kontrollen og hvem som var kontaktperson.
• Oversikt over dokumenter, datalagringsmedium mv. som ble utlevert til skattemyndighetene ved kontrollen.
• Oversikt over de faktiske forhold av betydning for kontrollen (bevis).
• Opplysninger om andre særlige forhold.

Skattemyndighetene innkaller som regel virksomhetens representant til et sluttmøte, hvor utkast til rapport gjennomgås og de kan også be om avklaring på enkelte spørsmål.
I et sluttmøte gjennomgås og forklares eventuelle feil og mangler som er funnet. Hvis det er avdekket feil tilknyttet bokføring kan det gis pålegg om at virksomheten må rette dette (regnskapspålegg).

Så sant du ikke er enig i skattekontorets beskrivelser i rapporten eller sluttmøtet, er det viktig å gi skriftlig tilbakemelding på de forhold som er feil. Det kan for eksempel være at skattemyndighetene har unnlatt å ta inn eller henvise til bevis som har betydning. Det er mulig å sende inn ytterligere dokumentasjon.

Generelt så legger skattemyndighetene liten vekt på rene forklaringer som bevis, og større vekt på dokumentbevis. Det er derfor viktig i størst mulig grad å underbygge alle forklaringer med dokumentbevis.

Har skattemyndighetene avdekket feil vil skattekontoret som oftest sende et varsel om endring av grunnlaget for skatt og/eller avgift. Det er veldig sjeldent at en kontroll ender med en konklusjon om at det ikke skal foretas endringer (såkalt nullrapport).

Så sant du ikke er enig i skattekontorets vurderinger, er det viktig å svare på skattekontorets varsel.

Etter at det er gitt svar på varselet, vil skattekontoret gjennomgå dette. Hvis skattekontoret mener det fortsatt er grunnlag for endringer vil de fatte vedtak hvor grunnlaget for skatt og avgift endres.

Skattekontorets vedtak kan påklages til skatteklagenemnda, alternativ kan det også tas ut søksmål, enten med en gang eller etter skatteklagenemdas vedtak.

I skattesaker gjelder det særlige regler for å fremlegge nye bevis. Utgangspunktet er at nye bevis kan fremlegges så lenge saken er til behandling i forvaltningen. Tas det ut søksmål og saken skal behandles for domstolen, er utgangspunktet at skattepliktige ikke kan legge frem nye bevis. Er det ilagt tilleggsskatt kan det imidlertid fremlegges nye bevis i tilknytning til dette.

• Les mer om: Frist for klage og søksmål

I det første møte ved en stedlig kontroll må virksomhetens representant ofte besvare en rekke spørsmål.

Her er noen tips for å sikre at kontrollen gjennomføres så raskt og effektivt som mulig:

• Få klarhet i hva som etterspørres dersom dette er uklart. Bruk tid på å forstå hvilken informasjon skattemyndighetene ber om, dette for å unngå å bruke tid på informasjon som ikke er relevant for kontrollen.
• Avklar hvem som skal ha dialogen på vegne av selskapet.
• Ha en åpen og god dialog med kontrollørene.
• Skriv referat fra møtene for å unngå misforståelser.
• Be om utsettelse hvis det blir vanskelig å besvare spørsmålene innen frister. Det er bedre å be om å få komme tilbake til et spørsmål enn å gi ufullstendige eller upresise svar i møtet. Det er lov å tenke seg om å komme tilbake med svaret på spørsmålet.
• Be om å få et utkast til rapport etter kontrollene på gjennomsyn.
• Sørg for at alle relevante dokumenter og bevis som har betydning for kontrollen er behandlet og tatt inn som vedlegg til rapporten.

En kontroll er ofte en lang prosess, og kan oppleves som krevende. Av erfaring vet vi at det er viktig å gi korrekte og utfyllende svar til skattekontorets representanter for å unngå at skattekontoret fatter feilaktige/uriktige beslutninger som igjen medfører at et fremtidig vedtak må påklages. Det er også sentralt å sikre at skattemyndighetene får tilstrekkelig forståelse for den konkrete virksomheten. Det kan derfor være lønnsomt å la seg bistå av advokater som har erfaring med skatt, arbeidsgiveravgift, merverdiavgift, bokføring, bokettersyn, kontroll og tilleggsskatt/straff.

Det er klokt å ta kontakt med en advokat i en tidlig fase i kontrollen slik at prosessen blir så god som mulig utfra virksomheten eller skattepliktiges forutsetninger. I Codex Advokat har vi lang erfaring i å bistå klienter som er underlagt kontroll. Det er bare å ta kontakt for bistand.

Vi bistår klienter over hele landet.